BELGIUM BIKE FEST · ROAD & GRAVEL
Belgium Bike Fest 2027
Algemene Voorwaarden
U schrijft zich in voor deelname aan Belgium Bike Fest, een evenement van Surplace VZW, met maatschappelijke zetel te Oude Steenweg 46, 2530 Boechout, BTW BE0564.831.889, hierna “Surplace Sports” of “de organisator”.
Voor al uw vragen is Surplace Sports uw aanspreekpunt. Surplace Sports is bereikbaar via info@belgiumbikefest.be of via de contactgegevens op het einde van dit document.
Aankoop
De Deelnemer verklaart hierbij op het moment van aankoop minstens 18 jaar te zijn, of de toestemming van zijn wettelijke voogd te hebben om zich in te schrijven voor Belgium Bike Fest.
De aankoop is slechts geldig indien het inschrijvingsformulier volledig en naar waarheid is ingevuld, de ticketprijs en de betaling voor extra’s volledig zijn voldaan en deze algemene voorwaarden zijn aanvaard.
Deelname
Deelname aan Belgium Bike Fest kan enkel met een geldig ticket zoals vermeld bij ‘Aankoop’ en indien aan de hierna volgende leeftijdsvereisten is voldaan.
Deelnemers jonger dan 18 jaar moeten steeds vergezeld zijn van een persoon ouder dan 18 jaar.
De Deelnemer zal steeds respect hebben voor het milieu. De Deelnemer waakt over zijn eigen veiligheid en die van de andere Deelnemers. Deelnemers dienen de instructies van de organisator, de medische teams en de politie te volgen.
Deelnemers moeten verplicht een valhelm dragen tijdens de fietsritten. De wegcode dient te allen tijde gerespecteerd te worden.
De organisator behoudt zich het recht voor om Deelnemers die de bepalingen uit deze algemene voorwaarden niet respecteren, of die een gevaar vormen voor zichzelf of voor derden, uit te sluiten van deelname.
Prijzen
De vermelde prijzen van de producten van Surplace Sports zijn steeds uitgedrukt in euro en inclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
De vermelde prijzen voor Belgium Bike Fest zijn all-in, met uitzondering van versnaperingen en alcoholische en niet-alcoholische dranken die aan onze bar aangekocht kunnen worden. Betalingen zijn ter plaatse mogelijk via Payconiq, bankkaart of cash.
Betaling
De Deelnemer dient steeds vooraf, bij aankoop, het volledige bedrag van het ticket (ticketprijs en eventuele extra’s) te betalen, en dit via het voorziene online betalingssysteem.
Surplace Sports meent alle mogelijke en relevante voorzorgen te hebben genomen en handelt zodoende als een normale en zorgvuldige online verkoper. Eventuele diefstal kan dan ook niet tegen haar worden ingeroepen.
Wijziging van het ticket
Deelnemers die hun ticket voor Belgium Bike Fest willen doorgeven aan een ander persoon, kunnen hiervoor een e-mail sturen naar info@belgiumbikefest.be.
Deelnemers die van formule willen wisselen, kunnen hiervoor eveneens een e-mail sturen naar info@belgiumbikefest.be. Indien voor de nieuwe formule een meerprijs geldt, zal die worden aangerekend.
Het is niet mogelijk om een ticket voor Belgium Bike Fest in 2027 te gebruiken op een latere editie.
Het is niet toegelaten om tickets door te verkopen tegen een hogere prijs dan de oorspronkelijke aankoopprijs. Commerciële doorverkoop van tickets is verboden en kan leiden tot ongeldigverklaring van het ticket zonder recht op terugbetaling.
Wijzigingen aan het programma
De organisator kan het programma, de parcours, de tijdschema’s, de locaties, de faciliteiten of andere praktische aspecten van het evenement wijzigen wanneer de omstandigheden dit vereisen, onder meer omwille van veiligheid, weersomstandigheden of instructies van de bevoegde overheden. Dergelijke redelijke wijzigingen geven geen recht op terugbetaling of schadevergoeding, voor zover de kern van het evenement behouden blijft.
Herroepingsrecht
De aankoop valt onder de diensten bedoeld in art. VI.53, 12° WER (diensten met betrekking tot vrijetijdsbesteding met een bepaalde datum of periode van uitvoering), waarvoor het herroepingsrecht is uitgesloten. De Deelnemer wordt hiervan bij de aankoop uitdrukkelijk op de hoogte gebracht en aanvaardt dat het wettelijke herroepingsrecht van 14 dagen niet van toepassing is.
In geval van niet-deelname, ongeacht om welke reden, kan er geen aanspraak gemaakt worden op de terugbetaling van de ticketprijs en eventuele extra’s, tenzij de Deelnemer een annuleringsverzekering afsloot voor zijn ticket.
Annuleringsverzekering weekendtickets
De Deelnemer kan bij aankoop van een ticket voor Belgium Bike Fest kiezen om een annuleringsverzekering af te sluiten. De prijs voor de annuleringsverzekering komt voor een individueel weekendticket op € 30 per ticket. Voor een weekendticket voor meerdere personen betaalt u € 30 per persoon. Voor een weekendticket voor 4 personen betaalt u dan € 120.
Indien een annulatie zich aandient voor een weekendticket voor meerdere personen, kan deze per individu of voor de hele groep ingeroepen worden. Indien deze individueel wordt ingeroepen, zal de terugbetaling pro rata berekend worden. Wij vragen geen bewijs op voor het inroepen van de annuleringsverzekering.
Terugbetalingsvoorwaarden bij annulering
De voorwaarden voor de editie 2027 worden vóór de start van de ticketverkoop bekendgemaakt.
Annuleringsverzekering dagtickets
De Deelnemer kan bij aankoop van een ticket voor Belgium Bike Fest kiezen om een annuleringsverzekering af te sluiten. De prijs voor de annuleringsverzekering komt voor een dagticket op € 10 per ticket. Wij vragen geen bewijs op voor het inroepen van de annuleringsverzekering.
Terugbetalingsvoorwaarden bij annulering
De voorwaarden voor de editie 2027 worden vóór de start van de ticketverkoop bekendgemaakt.
Afgelasting van Belgium Bike Fest – overmacht – aansprakelijkheid
Algemeen
Surplace Sports is enkel aansprakelijk voor een aan haar toerekenbare tekortkoming, voor zover deze aansprakelijkheid niet uitdrukkelijk werd uitgesloten of beperkt in deze algemene voorwaarden. De totale aansprakelijkheid van Surplace Sports is in elk geval beperkt tot de vergoeding van de directe schade (met uitsluiting van indirecte schade) en kan nooit hoger zijn dan de waarde van de geleverde dienst, zijnde de ticketprijs.
Aansprakelijkheid in geval van overmacht is uitgesloten. Onder overmacht wordt verstaan iedere omstandigheid buiten de wil van Surplace Sports om, die haar (zelfs tijdelijk) verhindert haar verplichtingen geheel of gedeeltelijk uit te voeren. Hieronder wordt onder meer begrepen (niet-limitatief): niet of niet-tijdige levering of fouten van toeleveranciers of andere ingeschakelde derden; instructies, beslissingen of interventies van welke aard dan ook vanwege openbare, administratieve of regelgevende diensten (“fait du prince”); terrorisme of dreiging met terreur; weersomstandigheden (zoals extreme hitte, onweer, storm, rukwinden, overstromingen, enz.); brand; oproer; oorlog of oorlogsdreiging; opstand; epidemie; pandemie (zoals COVID-19); staat van quarantaine; storingen in een (telecommunicatie)netwerk of -verbinding of in gebruikte communicatiesystemen; onlusten op de openbare weg; blokkades; stakingen of lock-outs; betogingen en andere verstorende ongeregeldheden.
Gevallen van overmacht geven geen recht op enige terugbetaling van de ticketprijs of op enige andere vorm van schadevergoeding.
COVID-19
COVID-19 is een uiterst besmettelijk virus dat kan leiden tot ernstige ziekte en overlijden. Een inherent risico op blootstelling aan COVID-19 bestaat op elke openbare plaats waar mensen aanwezig zijn. Aanwezigheid op het evenement is volledig vrijwillig en op eigen risico van de Deelnemer, en houdt de aanvaarding in van de risico’s met betrekking tot blootstelling aan COVID-19 of een andere besmettelijke ziekte, waaronder wordt verstaan elke ziekte veroorzaakt door een infectieuze en/of giftige stof die optreedt door de directe of indirecte overdracht van deze stof door een besmet persoon of ander levend organisme of door een zaak. De organisator is niet aansprakelijk in geval van het oplopen van een besmetting door COVID-19 of een andere ziekte naar aanleiding van deelname aan of aanwezigheid op het evenement.
Ingeval de organisator het evenement niet kan laten doorgaan als gevolg van een epidemie of pandemie (zoals COVID-19 en eventuele nieuwe uitbraken hiervan) en/of dringende overheidsmaatregelen (“overmacht”), zal het ticket automatisch overgedragen worden naar de nieuwe datum of naar de volgende editie van Belgium Bike Fest.
Afgelasting
Bij afgelasting van het evenement door Surplace Sports, buiten de gevallen van overmacht, zullen de tickets omgeruild worden tegen tickets voor een nieuwe/volgende editie van Belgium Bike Fest of voor een ander evenement van Surplace Sports. Eventuele andere gemaakte kosten in verband met het evenement, zoals service- en administratiekosten en eventuele extra’s (zoals o.a. merchandising, T-shirts, trainingsschema, goede doel, …), zullen niet worden terugbetaald.
Verzekering en medische kosten
De organisator voorziet de nodige EHBO- en veiligheidsomkadering tijdens het evenement. De Deelnemer neemt evenwel op eigen verantwoordelijkheid en op eigen risico deel. De organisator raadt elke Deelnemer aan om over een geldige eigen ongevallen- en burgerlijke-aansprakelijkheidsverzekering te beschikken die sportieve activiteiten dekt.
Eventuele medische kosten die voortvloeien uit deelname aan het evenement zijn ten laste van de Deelnemer zelf, behoudens in geval van een aan de organisator toerekenbare fout.
Gedragscode en sancties
De Deelnemer gedraagt zich sportief en respectvol tegenover andere Deelnemers, de medewerkers, de vrijwilligers en de omwonenden. Elk gedrag dat de veiligheid, de goede werking of de reputatie van het evenement in het gedrang brengt, is verboden.
Het is verboden om deel te nemen onder invloed van alcohol of verdovende middelen. De organisator behoudt zich het recht voor om een Deelnemer die deze gedragscode of de instructies van de organisatie, de medische teams of de politie niet naleeft, zonder recht op terugbetaling van het evenement uit te sluiten.
Aansprakelijkheid van de Deelnemer
De Deelnemer is aansprakelijk voor de schade die hij, door zijn fout of nalatigheid, toebrengt aan andere Deelnemers, aan derden, aan de organisator of aan de gebruikte infrastructuur en het materiaal. De Deelnemer vrijwaart de organisator tegen elke aanspraak van derden die verband houdt met een aan de Deelnemer toerekenbare fout.
Schade & diefstal
Deelname aan Belgium Bike Fest en betreding van het evenemententerrein geschieden op eigen risico. De organisator voorziet een zaal waar de Deelnemer vrijblijvend en kosteloos fietsen en persoonlijke spullen kan achterlaten. De organisatie zal alle redelijke veiligheidsmaatregelen nemen om de ruimte zo goed mogelijk te bewaken, doch het gebruik ervan is op eigen risico. De fietsen kunnen vastgemaakt worden aan de dranghekken in deze ruimte.
Deelnemers met een individueel weekendticket of een dagticket met extra overnachting in een budget-groepskamer kunnen hun kamer niet op slot doen. De organisator raadt deze Deelnemers af om waardevolle spullen mee te nemen of op te bergen. Wie met de auto komt, kan deze daarin opbergen.
De organisator is in geen geval aansprakelijk voor gebeurlijke schade aan, of verlies of diefstal van, bezittingen van de Deelnemer.
Aanbevelingen gezond & veilig sporten en COVID-19
Deelname vereist een goede gezondheid en een goede conditionele voorbereiding. De Deelnemer verklaart aan deze voorwaarde te voldoen. De organisator beveelt vóór deelname een preventief sportmedisch onderzoek aan bij een erkend sportarts.
De organisator heeft de nodige gezondheids- en veiligheidsmaatregelen genomen voor het evenement. De Deelnemer verklaart de van kracht zijnde maatregelen, die op elk ogenblik door de organisator aangepast kunnen worden aan de omstandigheden en de alsdan geldende regels, strikt te zullen opvolgen.
De Deelnemer wordt aanbevolen om niet aan het evenement deel te nemen in geval van symptomen die op COVID-19 kunnen wijzen, zoals een grieperig gevoel, koorts, hoesten, kortademigheid, een loopneus of ongewone vermoeidheid.
Risicogroepen wordt afgeraden om deel te nemen aan het evenement.
Persoonsgegevens en intellectuele eigendomsrechten
De persoonsgegevens van de Deelnemers worden verwerkt door Surplace Sports als verwerkingsverantwoordelijke, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (AVG/GDPR). De gegevens worden gebruikt voor de organisatie van en de deelname aan Belgium Bike Fest en de daarmee verband houdende administratie en communicatie.
Het gebruik van de gegevens voor direct-marketingdoeleinden gebeurt uitsluitend op grond van de toestemming van de Deelnemer. Deze toestemming is vrij en kan op elk ogenblik en kosteloos worden ingetrokken, zonder dat dit de deelname aan het evenement beïnvloedt. Gegevens worden niet met derden gedeeld voor hun eigen marketingdoeleinden zonder afzonderlijke toestemming.
De Deelnemer beschikt over het recht op inzage, verbetering, wissing, beperking van de verwerking, bezwaar tegen de verwerking en overdraagbaarheid van zijn gegevens. Deze rechten kunnen worden uitgeoefend via de contactgegevens opgenomen in deze algemene voorwaarden. De Deelnemer heeft tevens het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – www.gegevensbeschermingsautoriteit.be). Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens is opgenomen in de privacyverklaring op www.belgiumbikefest.be.
Tijdens het evenement kunnen foto’s en beeldopnames gemaakt worden waarop Deelnemers herkenbaar in beeld komen. Deze beelden kunnen door Surplace Sports gebruikt worden voor promotionele doeleinden van haar events, in druk, film, video en online, zonder dat hiervoor een vergoeding verschuldigd is. De Deelnemer die niet wenst dat zijn beeld voor deze doeleinden wordt gebruikt, kan dit op elk ogenblik melden via de vermelde contactgegevens, waarna de organisator hier binnen de redelijke mogelijkheden gevolg aan geeft.
Opmerkingen / klachten
Opmerkingen dienen ingediend te worden via één van de in de aanhef vermelde kanalen. Surplace Sports zal steeds in alle redelijkheid proberen om elke opmerking te behandelen, en dit binnen de 10 dagen na ontvangst via één van de bovenvermelde kanalen. Indien dit niet lukt, zal dit eveneens aan de Deelnemer worden gemeld en zal een alternatief tijdsverloop worden voorgesteld.
Geldigheid van de clausules
Indien één of enkele artikels van deze voorwaarden nietig of onwettig zouden zijn, om welke reden dan ook, doet dit geen afbreuk aan de geldigheid van de andere onderdelen van de voorwaarden.
Toepasselijk recht – bevoegdheid
Op deze algemene voorwaarden is het Belgisch recht van toepassing. In geval van geschillen met betrekking tot deze algemene voorwaarden zijn de rechtbanken van het rechtsgebied van de zetel van Surplace Sports bevoegd, onverminderd de dwingende bepalingen die ten voordele van de consument in een andere bevoegde rechtbank voorzien.
Contactgegevens
Surplace VZW
Oude Steenweg 46
2530 Boechout
BTW BE0564.831.889
www.belgiumbikefest.be
info@belgiumbikefest.be
Maarten Dewachter – 0496 78 47 09 – maarten@surplacesports.be
Niels Pellegroms – 0497 64 26 28 – niels@surplacesports.be
Alexander Vrints – 0487 16 23 77 – alexander@surplacesports.be
Versie: september 2026 – van toepassing op de editie 2027 van Belgium Bike Fest.